L’attività lavorativa è fatta di una costante interazione con clienti e aziende; questo richiede professionalità, a prescindere dallo strumento utilizzato per la comunicazione. Durante il lavoro, infatti, si è abituati all’utilizzo quotidiano di email, conferenze in sede, telefoniche o in video chiamata, tutti metodi utilizzati per la comunicazione professionale interna ed esterna.
Per un libero professionista avere una email professionale è molto importante per donare un carattere forte e maggiore autorevolezza alla propria immagine, proprio come accade per le comunicazioni che avvengono telefonicamente o l’abbigliamento utilizzato durante gli incontri di lavoro. Sempre più professionisti si affidano a soluzioni di email aziendale, come Zimbra Mail,in grado di offrire servizi di qualità e funzioni che ottimizzano la comunicazione professionale e permettono di usufruire di una suite professionale e soluzioni informatiche innovative.
Cosa si intende per email professionale
L’email professionale è uno strumento di comunicazione di base per imprese e professionisti che vogliono avviare un’interazione con l’interlocutore a un livello superiore. Nella maggior parte dei casi l’email di un libero professionista è caratterizzata da un dominio personale, un nome personalizzato da posizionare dopo il simbolo @. Questo generalmente è rappresentato dalla ragione sociale dell’azienda o dal proprio nome e cognome.
La registrazione di un dominio personalizzato avviene direttamente dal sito web di un provider che offre soluzioni gratuite o a pagamento. In linea generale le soluzioni gratuite per le email professionali permettono di creare normali caselle di posta elettronica con il dominio del provider, mentre le soluzioni professionali a pagamento permettono di personalizzare il dominio con il proprio nome e registrare l’esclusiva proprietà dell’indirizzo di posta elettronica.
Tra le funzionalità più comuni offerte dai provider di caselle di posta elettronica professionali troviamo:
- Server e database all’avanguardia;
- Gestione dei contatti e dei diversi ambiti aziendali;
- Gestione del calendario;
- Spazio di archiviazione e condivisione dei file con accesso multiutente;
- Gestione delle attività e delle chat;
- Accesso da qualsiasi dispositivo autorizzato;
- Cloud;
- Servizi di backup;
- Assistenza tecnica.
Vantaggi posta elettronica professionale per liberi professionisti
Ma i vantaggi associati all’utilizzo dell’email personalizzata per un libero professionista non riguardano esclusivamente l’immagine o l’autorevolezza. Tra i principali vantaggi troviamo anche:
- Il miglioramento della reputazione online, perché una email professionale permette agli interlocutori e potenziali clienti di memorizzare più facilmente il nome del professionista, in particolar modo se il dominio è collegato anche a un sito web;
- Maggiore sicurezza informatica offerta dai provider di email aziendali e suite professionali. I server sono generalmente più sicuri e dotati di un livello di protezione superiore rispetto ai server per le email generiche. È bene informarsi sui diversi livelli di protezione offerti dal provider prima di acquistare una soluzione email con dominio personalizzato;
- Riduzione dei limiti di utilizzo della casella di posta elettronica. Con una casella email professionale generalmente si ha accesso a uno spazio di archiviazione maggiore che per le email generiche; è quindi possibile allegare file di dimensioni più grandi così come avere un supporto tecnico professionale e sempre disponibile.
