Già. I piani migliori possono andare a monte quando arriva un evento imprevisto. All’indomani dell’uragano Florence (2018), ad esempio, molte aziende sono state colpite da interruzioni di corrente e inondazioni. Quanto è importante, allora, che ci si si organizzi per tempo, in modo da poter affrontare qualsiasi emergenza?
I piani di emergenza definiscono le azioni per affrontare una crisi
Pianificare l’emergenza significa identificare i possibili disastri e sviluppare una linea d’azione per ridurre al minimo l’impatto su se stessi o sull’azienda. Se una persona o un’azienda dispone di un piano, può gestire la crisi e riprendersi rapidamente. In questo articolo ci concentreremo più sull’aspetto legato al business e alle azienda, ma quanto trattato si adatta anche agli individui, singoli professionisti o microimprese.
E’ il periodo della guerra fredda, 1947-1991. I governi e le imprese multinazionali sviluppano piani di emergenza per eventuali attacchi nucleari. Tra il 1990 e il 2000 i Paesi di tutto il mondo attuano piani di emergenza in vista del “millennium bug”, un potenziale errore dei computer dovuto al cambio di data del nuovo millennio. Nel 2010 In seguito all’eruzione di un vulcano in Islanda, l’assenza di un piano di emergenza porta per la prima volta alla chiusura dello spazio aereo nel nord dell’Europa, con conseguenti perdite a carico delle imprese.
2012. Alla luce della crisi finanziaria in atto, le aziende di tutto il mondo elaborano piani di emergenza connessi al
possibile crollo della zona euro.
Tutte queste date ci parlano di grandi eventi che hanno portato a profondi sconvolgimenti in tante società. Se lavorate come liberi professionisti o siete proprietari di un’azienda, questo tipo di eventi infausti è qualcosa che deve essere tenuto ben presente. Cosa facciamo per evitare il peggio nel nostro lavoro e nelle nostre vite? Siamo abili a programmare dei piani di “evacuazione” alternativi?
Per essere efficace, il vostro piano di emergenza deve:
- identificare i possibili disastri (gli scenari “cosa succede se”) che potrebbero interrompere le operazioni o causare danni a persone o cose;
- sviluppare strategie per affrontare tali situazioni (il “come”);
- determinare quali risorse sono necessarie per ogni scenario (il “chi”)
- creare protocolli per gestire qualsiasi tipo di situazione di emergenza (il “quando”).
La buona notizia è che la maggior parte delle organizzazioni ha già sviluppato un qualche tipo di piano di emergenza per conformarsi alle normative. Ma se il vostro non esiste ancora, è il momento di iniziare a pensare a come le best practice possono aiutare a proteggere la vostra azienda da potenziali minacce, sia da disastri naturali come terremoti o inondazioni, sia da disastri causati dall’uomo come interruzioni di corrente causate da tempeste o cyberattacchi da parte di hacker che vogliono distruggere le reti usando programmi malware come virus/worms/trojan”.
Un piano di emergenza si basa sulle attività cruciali dell’impresa
Un’azienda di servizi che si affida al call center per gestire le richieste dei clienti deve individuare sedi alternative in caso di alluvione, mentre un’azienda di marketing darà al personale la possibilità di lavorare in remoto.
Il primo passo per la creazione di un piano di emergenza è l’identificazione delle attività chiave dell’azienda. Quali sono le iniziative cruciali che devono continuare a funzionare per consentire all’azienda di continuare a operare? Ad esempio, se avete un negozio di e-commerce che vende prodotti online, è importante che il vostro sito web sia sempre attivo per consentire ai clienti di acquistare i prodotti. Se il sito va in tilt e non è disponibile anche solo per alcune ore, si potrebbero perdere centinaia di dollari al giorno fino al completamento delle riparazioni.
Un piano di emergenza si basa su queste attività cruciali dell’azienda (e sulle loro dipendenze). Un’azienda di servizi che si affida al call center per gestire le richieste dei clienti deve individuare sedi alternative in cui i membri del personale possano lavorare mentre l’edificio degli uffici è in riparazione a causa di allagamenti o altre cause. Un’azienda di marketing darà ai membri del personale la possibilità di lavorare in remoto da casa o di far rimanere una persona fino a tarda notte durante una situazione di emergenza, in modo che le e-mail non rimangano senza risposta durante le ore di riposo, quando nessun altro è disponibile per l’assistenza… Il che potenzialmente causerebbe la perdita di relazioni con i clienti esistenti e di potenziali nuovi clienti a causa della mancanza di tempo di risposta a quelle e-mail da tre al giorno che avete inviato solo ieri pomeriggio!
Chi non pianifica sta pianificando di fallire. Winston Churchill
La pianificazione è essenziale per il successo. È la pietra angolare della grandezza, la chiave di tutti i grandi risultati e la base di ogni buon rapporto commerciale o personale. Quando si pianificano le emergenze, ci si prepara al successo. Identificare le attività principali, cosa significa?
Per pianificare l’emergenza, è necessario innanzitutto identificare le attività più importanti. Si tratta di fare un passo indietro e valutare ciò che potrebbe accadere in una situazione di crisi, per poi determinare quali di queste cose necessitano della vostra attenzione con maggiore urgenza. L’identificazione delle attività chiave vi aiuterà a stabilire le priorità del vostro tempo, assicurandovi che i compiti essenziali vengano portati a termine e che gli altri compiti non vengano trascurati o dimenticati del tutto. Sarà anche utile per la definizione dei costi, perché è più facile giustificare la spesa per oggetti come le attrezzature se fanno parte di un piano di risposta piuttosto che se si tratta di forniture o attrezzature generiche per l’ufficio (come le penne).
Nell’identificare i rischi potenziali associati a ciascuna attività, pensate a quanto tempo impiegherebbe un’altra persona (ad esempio un altro reparto) o voi stessi (se non c’è nessun altro in giro) per completare l’attività senza l’assistenza di nessun altro al di fuori del proprio reparto/team/eccetera. Se non c’è nessuno in grado di svolgere questo compito in una situazione di emergenza – o almeno nello stesso lasso di tempo necessario a chi non ha familiarità con il funzionamento dell’azienda in circostanze normali – allora probabilmente si tratta di qualcosa che vale la pena di pianificare, ad esempio durante le sessioni di formazione prima che si verifichi un incidente grave!
Sopravvivi a situazioni inaspettate come disastri naturali o crisi economiche
Avete identificato le attività principali della vostra attività o azienda. Il passo successivo è identificare i possibili scenari peggiori e sviluppare una linea d’azione per ridurre al minimo l’impatto sull’azienda.
Se c’è una cosa che abbiamo imparato dai disastri naturali è che le cose possono andare storte rapidamente, quindi conviene essere preparati. Un piano di emergenza si basa sulle attività aziendali: quali sono le parti più importanti della vostra azienda? Cosa succederebbe se queste attività venissero interrotte? Per esempio:
- Se la vostra azienda produce prodotti, potrebbe essere necessario identificare i fornitori chiave e avere una fonte alternativa nel caso in cui non siano disponibili.
- Se il vostro team di vendita si affida molto alle campagne di marketing sui social media, considerate come si comporterebbe se Facebook non funzionasse per un periodo di tempo prolungato (è già successo).
- Se i servizi di spedizione o di consegna sono fondamentali per far arrivare rapidamente le merci, lo sviluppo di metodi di spedizione alternativi può aiutare a ridurre i ritardi o la perdita di consegne durante una situazione di crisi come l’uragano Sandy.
- Se i tuoi clienti arrivano prevalentemente dal tuo sito internet, oppure il tuo business si incentra sulla landing page per la tua lead generation, cosa succederebbe se saltasse il sito?
Ok, non è possibile prevedere il futuro. Ma preparando un piano di emergenza, potrete gestire con sicurezza una situazione inaspettata o di emergenza. In questo modo, la vostra azienda continuerà a crescere e a prosperare!
