Smart working: stai perdendo produttività?

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di Paul Fasciano –

Il cambiamento più significativo che COVID-19 ha apportato alle nostre vite è probabilmente legato alla nostra vita professionale: il lavoro da casa. Poiché i paesi di tutto il mondo sono stati bloccati e le persone ovunque hanno iniziato a praticare le distanze sociali, il lavoro da casa è diventato presto l’ordine del giorno per molti professionisti. È ora evidente che molti lavori possono essere eseguiti facilmente in remoto con un semplice computer / laptop e una connessione Internet, ma altri certamente meno.

Tuttavia, il lavoro da casa è ancora un cambiamento significativo per quelli di noi abituati a lavorare in un ufficio fisico. L’ufficio è “il luogo di lavoro” dove possiamo impostarci per produrre in un certo modo, comunicando e interagendo con i colleghi in un certo modo.

Lavorare da casa, in smart working, presenta nuove sfide e può ostacolare la produttività se non gestito correttamente. Dopotutto, la casa è il “luogo del relax”, uno spazio che siamo abituati a frequentare con la famiglia e per il tempo libero. Inoltre, la nostra casa è uno spazio condiviso in cui potrebbero esserci distrazioni causate da lavori domestici o da altri membri della famiglia, i bambini che giocano, la lavatrice in centrifuga…

Rimanere operativi in smart working

Un articolo di Nisha Baghadia sul Wall Street International ci dà alcuni spunti per ottimizzare, diventare più produttivi e massimizzare la nostra esperienza di lavoratori smart. Per lavorare al meglio in smartworking possiamo quindi regolarci su alcune linee di condotta chiave. Vediamo quali.

Mantenere un orario di lavoro regolare

Vuoi mantenere una certa coerenza quando lavori da casa? Allora non lasciare che il tuo orario di lavoro diventi troppo flessibile o pieno di troppe pause. Ciò renderà difficile portare a termine qualsiasi lavoro in tempo o farti mantenere il giusto focus. Tieni invece presente le ore che il tuo supervisore richiede che tu sia disponibile, le ore in cui i tuoi colleghi sono disponibili per una proficua comunicazione e, soprattutto, le ore della giornata in cui sei più produttivo. Sulla base di questi 3 fattori, stabilisci un programma fisso per te stesso e rispettalo.

Tempo personale e tempo di lavoro

Proprio come dovresti essere diligente nel lavorare durante l’orario di lavoro, è essenziale essere altrettanto accorto riguardo al tuo tempo libero. Altrimenti, puoi lasciarti trasportare dal lavoro e rischiare di allargare il tempo che gli dedichi oltre misura.

«Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile»

Fu questa l’opinione prevalente dello storico britannico Cyril Northcote Parkinson (Wikipedia), che ebbe modo di approfondirla nel famoso saggio La legge di Parkinson, secondo il quale “il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo (a disposizione) e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”

Per evitare che la legge di Parkinson si applichi anche a te, è necessario stabilire gli slot di tempo da delegare al lavoro con precisione certosina. Quando lavori in un ufficio fisico, infatti, il tuo cervello capisce che va bene disattivare la modalità di lavoro una volta che sei fuori dall’ufficio. A casa, questa separazione deve essere applicata in modo un po’ più esplicito. Stabilisci allora a priori un piano di lavoro, dividendo la giornata lavorativa in slot. Alterna otium e negotium, e promettiti una pausa dal lavoro a intervalli regolari, usalo per rilassarti, distrarti, muoverti. All’ora stabilita, chiudi tutto e torna in modalità casalinga.

Creare uno spazio di lavoro dedicato

Lavorare da casa è la cosa migliore quando puoi assegnare un posto specifico – in qualsiasi parte della casa – per il lavoro d’ufficio. Che si tratti di un ufficio a casa, o della stanza degli ospiti dove puoi sederti con i tuoi file e laptop, o semplicemente una scrivania allestita in un angolo tranquillo della casa, usala per creare un ambiente di ufficio. Se possibile, cerca di lavorare da qualche parte che non sia la tua camera da letto per evitare il letargo. L’atto di andare nello spazio di lavoro prescelto può metterti nel giusto stato d’animo e aiutarti a iniziare a lavorare in modo più efficiente.

Vestirsi per l’ufficio

Per molti di noi, lavorare da casa potrebbe semplicemente significare niente pantaloni. C’era una scenetta che circolava su Facebook qualche tempo fa che mostrava un lavoratore esemplare con la sua giacca, camicia e cravatta di fronte al pc impegnato in una videoconferenza, mentre sotto al tavolo mostrava gambe nude e ciabatte. Per quanto allettante possa sembrare, rimanere in tuta o in pigiama, rende difficile per il tuo cervello passare alla modalità di lavoro. Anche se nessuno ti vedrà, travestirti nella tua versione “efficiente” indossandone gli abiti, può aiutarti a prepararti mentalmente per la giornata che ti aspetta e mantenerti focalizzato e motivato.

Pianifica la tua giornata lavorativa

Il più grande trucco per la produttività è scrivere un cronoprogramma ben pianificato in anticipo. Stabilisci le tue priorità prima di iniziare il tuo lavoro. Pianifica la giornata in base a ciò che deve essere fatto con urgenza e quanto tempo pensi di poterti dedicare a ciascuna attività. Se possibile, prova a scrivere il tuo flusso di lavoro la sera prima, in modo da svegliarti già preparato e allineato alle tue stesse aspettative. Come detto, assicurati di includere nel tuo piano del tempo per le pause, per evitare di cadere nella noia o nella stanchezza. Ciò implica una passeggiata se possibile, un salto in edicola o al bar per un caffé, ma anche 10 minuti di attività fisica in casa, possibilmente in un’altra stanza. Inizia il lavoro con le attività più urgenti e assicurati di affrontare qualsiasi cosa impegnativa durante le ore in cui ti senti più energico. Tolte queste, il resto della giornata sembrerà passare velocemente e serenamente-

Gestisci la comunicazione

Lavorare da casa può sembrare isolante e portare a malumore e demotivazione. È necessaria un’interazione umana regolare per dire al tuo cervello che non sei soloOrganizza regolarmente riunioni o videocall online con il tuo capo e i tuoi colleghi. Usa strumenti di comunicazione come Zoom e Skype per aggiornarvi a vicenda su obiettivi e scadenze. Anche se in passato potresti aver visto le riunioni d’ufficio come noiose, le riunioni virtuali di oggi possono essere un ottimo modo per ristabilire i contatti con i tuoi colleghi e anche per prendersi una pausa dal lavoro.

Stabilire i confini

Se condividi la tua casa con la famiglia o con i compagni di stanza, è necessario stabilire e mantenere determinati limiti quando si tratta di lavorare da casa in modo efficiente. Se ci sono bambini o animali domestici in giro che potrebbero intromettersi durante una chiamata, considera l’utilizzo di una stanza con una porta dietro la quale puoi chiuderti per prendere le dovute distanze quando necessario dalle distrazioni. Chiedi alla tua famiglia di trattare il tuo spazio di lavoro come un ufficio in modo che ti ritengano non disponibile quando ti trovi in ​​quello spazio.

Organizza il tuo spazio di lavoro

Ammettiamolo quando lavori da casa, sei sicuro che trascorrerai molto tempo nel tuo spazio di lavoro. Per un aumento sicuro della produttività è molto utile mantenere le cose organizzate intorno a te. Se usi una scrivania o un tavolo, assicurati che sia abbastanza grande da contenere tutto ciò di cui hai bisogno per il lavoro. Cose come l’acqua, il tuo laptop e altri file dovrebbero essere tutti a portata di mano. Puoi persino personalizzare questo spazio proprio come faresti con nel tuo ufficio. Mantieni le cose in ordine e non dimenticare che non c’è nessun bidello che passerà a pulire. Selo spazio del tuo lavoro è anche uno spazio comune della casa, quando finirai la tua giornata di attività, riponi gli strumenti del tuo lavoro in modo che siano facilmente recuperati il giorno successivo.

Gestione del tempo

Le scadenze possono accumularsi in sorprendentemente rapido quando si lavora da casa. Se vuoi continuare a raggiungere i tuoi obiettivi in ​​modo coerente, devi gestire correttamente il tuo tempo. Crea un elenco di cose da fare e usalo per organizzare le tue attività. Le attività minori che non richiedono troppo tempo possono essere affrontate tra un progetto principale e l’altro, come una sorta di pausa distensiva per il tuo cervello. App come Trello possono aiutarti a tenere traccia del tuo flusso di lavoro e fungere da registro delle attività. 

Lavorare da casa può essere rilassante, anche divertente, ma può comportare molte distrazioni- Quindi richiede molta disciplina. Con un po’ di equilibrio, scoprirai presto che puoi lavorare con grande produttività anche da casa, mantenendo un sano rapporto in famiglia e tranquillo il tuo capo. 

E ricorda, la pratica rende perfetti!

In copertina: People photo created by karlyukav – www.freepik.com

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