Ufficio skills. Delegare in azienda

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Startup. Il primo anno è passato e le complicazioni sono state molte. O forse no, le cose sono andate inaspettatamente bene. Dipende certamente dal tipo di azienda si è tentato di mettere in piedi. Se si muove nelle 15 aree di maggior crescita (ne abbiamo parlato QUI), secondo gli ultimi studi di settore, allora le probabilità che stia andando bene crescono.

Il secondo anno di gestione della tua azienda è notoriamente più difficile, non fosse altro perché bisognerà confermare le aspettative, rilanciarsi e consolidarsi sul mercato. E mentre come imprenditori il primo anno è stato molto impegnativo in termini di tempo assorbito, dal secondo bisognerebbe cominciare a mettere le basi per delegare una buona parte delle attività e dedicarsi a quel 20% che conta, secondo la ben nota legge di Pareto. Quindi, affrontare la domanda che molti imprenditori temono: la mia attività può funzionare senza di me?

Collaborare è meglio

Il management è stato definito “la realizzazione dei risultati attraverso i collaboratori”. Insita in questa definizione è l’idea di una delega efficace di compiti, doveri e responsabilità ai collaboratori. Eppure, come detto, molti manager fanno fatica a delegare. Spesso non si sentono o non sono in grado di farlo, il che ne limita grandemente le possibilità di carriera. Poiché l’alternativa a delegare è fare da sé, questi manager si ritrovano sulle spalle un’infinità di responsabilità e l’agenda piena di impegni, tutti inderogabili.

Fare in modo che la tua azienda possa operare in tua assenza dovrebbe essere un elemento fondamentale della pianificazione aziendale, ma molti imprenditori non considerano la possibilità fino a quando non è troppo tardi, afferma William Rothwell, autore del libro “Effective Succession Planning” e presidente di Rothwell & Associates, una società di consulenza con sede in Pennsylvania, State College. “Tendiamo a non voler pensare a cose terribili come la nostra morte o disabilità”, dice Rothwell, “ma la pianificazione per sostituzioni a breve e lungo termine rimane fondamentale”.

Molti sono i fattori che potrebbero catturare la nostra attenzione. La famiglia, un altro impegno improvviso, un problema di salute. Una caduta, ad esempio, potrebbe comportare un periodo lontano dall’ufficio. Periodo nel quale ci si rende conto che, nonostante uno staff di varie persone, le cose senza di noi non possono andare avanti. Non allo stesso modo almeno. Non per tenere tutto in piedi e mantenere obiettivi e scadenze. E dopo la fase promettente appena superata, sarebbe un vero peccato.

Come imprenditore facevi tutto? Dalla gestione delle riunioni, alla firma dei contratti, fino ad assicurarti che le cartucce della stampante fossero sostituite? Ebbene, un contrattempo potrebbe insegnarti molto rapidamente che devi diffondere la tua conoscenza.

Ma come si fa?

Tieni nota del tuo lavoro per iscritto. È facile impantanarsi nelle attività quotidiane e perdere traccia di come gestisci la tua azienda. Sapere come trascorri il tuo tempo ogni giorno è fondamentale per garantire che la tua attività possa funzionare senza di te, afferma Rothwell. Domandati: “Chi può intervenire e fare tutto il mio lavoro?” E poi: “quali sono gli aspetti a breve e a lungo termine dell’attività di cui ti occupi?” Prendine nota. 

Dai la priorità. Conosci la legge di Pareto? Questa semplice enunciazione afferma che il 20% delle cause produce l’80% degli effetti quindi, ad esempio, il 20% dei vostri clienti genererà l’80% del fatturato e, ancora, il 20% delle vostre giacenze di magazzino costituirà l’80% del suo valore, ecc. Seguendo questo principio, scoprirai che alcune responsabilità spiccano tra le tante. Identifica le tue priorità e inizia a pensare a cosa succederebbe se non fossi in giro per svolgere quei compiti, suggerisce nel suo libro Rothwell. Ciò suggerisce che se vieni allontanato dal tuo lavoro, qualcuno dovrebbe poter gestire queste priorità al tuo posto.

Crea processi. Scrivere istruzioni passo passo per i tuoi compiti più importanti e condividerle con i tuoi stretti collaboratori garantirà che tali responsabilità siano soddisfatte in tua assenza. Che si tratti di buste paga o di monitoraggio di vendite e spese – responsabilità che gli imprenditori tendono a custodire gelosamente – è essenziale assicurarsi che qualcun altro sappia come gestire tali attività. Ad esempio, potrebbe essere utile passare dalla firma manuale di ogni documento o assegno, all’utilizzo di una firma elettronica. 

Identifica le  persone che possono intervenire. Fai un elenco di tutti i tuoi contatti chiave, a partire da dipendenti, fornitori, clienti, banchieri, contabili e avvocati, e pensa a chi potrebbe assumersi ciascuna delle tue responsabilità. “Non pensare necessariamente a una sola persona come sostituto”, dice Rothwell. 

Susan Carter, autrice del libro “How to Make Your Business Run Without You“, suggerisce di fare un passo indietro finché è possibile. Spesso è necessaria un’emergenza per i proprietari di piccole imprese per rendersi conto che non hanno bisogno di esserci personalmente in ogni aspetto dell’attività. Potresti facilmente scoprire di non dover organizzare tutte le riunioni se avrai adeguatamente delegato ai team leader questa e altre funzioni, come supervisionare le vendite e i reclami dell’azienda, ad esempio. 

Allontanarsi dalle faccende quotidiane può permettere di dedicare più tempo alla crescita a lungo termine dell’azienda, inclusa la raccolta di fondi, l’espansione degli sforzi di marketing e il lancio di nuove iniziative.

Management ed executive

Saper delegare è una delle competenze più fondamentali per il management efficace. Senza la capacità di delegare efficacemente e bene, non è possibile realizzare appieno il proprio potenziale di executive.

I benefici di delegare

Delegare ha tutta una serie di benefici e di vantaggi. Delegare permette di ampliare la portata del proprio lavoro da ciò che si è in grado di fare a ciò che si è in grado di controllare o di gestire. Significa che ci si può concentrare, nell’arco della giornata, sulle poche cose che si è davvero in grado di fare per la propria azienda. La verità, quindi, è che “chi fa da sé non sempre fa per tre!” Occorre poter contare su una squadra che sappia assolvere i diversi compiti con efficienza ed efficacia. Nel mondo attuale dominato dalla complessità e dal cambiamento, la delega è una delle basi essenziali dell’eccellenza manageriale, un processo che tutti possono affinare adottando tecniche convalidate dall’esperienza.

Delegare permette di aumentare la qualità e la quantità dei propri risultati. Delegare dà anche modo di accrescere le capacità e le competenze delle persone che lavorano nel team aziendale, e quindi di liberarne il potenziale umano.

Oggi i manager lavorano al massimo della capacità; hanno molte più cose da fare del tempo che hanno a disposizione per farle. Per fare qualunque cosa importante, il manager deve delegare tutto ciò che si può far fare agli altri. È un dato di fatto della vita aziendale.

Si può imparare a delegare

Per fortuna, delegare è una competenza, o un set di competenze, che si può sviluppare. Qualunque competenza si impara prima studiandone i fondamenti teorici e poi mettendola concretamente in pratica, finché non diventa un’abitudine; è come imparare a guidare una macchina. Molti sono i libri che guidano in questo imprescindibile percorso. Tra questi, Delegare e Coordinare di Brian Tracy è una lettura utile, semplice e ricca di spunti.

“Questo libro ti aiuterà a eccellere nel delegare e a moltiplicare la tua capacità di dare un contributo significativo all’organizzazione per cui lavori. Troverai una serie di idee critiche che potrai usare per diventare molto più efficace come delegatore. Questi metodi, queste tecniche e queste strategie hanno superato la prova del tempo e hanno dimostrato la loro efficacia nel corso degli anni: funzionano al 100%.

Se metterai continuamente in pratica queste tecniche, tra non molto i tuoi collaboratori ti definiranno uno dei migliori delegatori che conoscono.” L’introduzione al libro.

In conclusione, gli effetti positivi della delega sono diversi e riguardano più livelli. Un breve focus:

  • Sul piano operativo:
    • libera tempo ed energie in chi delega
    • favorisce lo sviluppo professionale del delegato e del delegante
  • Sul piano emozionale:
    • innesca un segnale di fiducia, motiva e aumenta le energie del delegato
    • favorisce la crescita ed il senso di responsabilità

Paul k. Fasciano, co-owner di InsideMagazine, formatore, autore e business coach, mette competenza, etica ed empatia al servizio di professionisti e aziende, orientandoli alle migliori strategie di comunicazione.

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