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Riunioni difficili: niente sorprese e impariamo a gestire le conversazioni

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Da Michele Pierri, giornalista di LinkedIn Notizie arriva l’input per parlare di comunicazione al lavoro.

“Sul lavoro, le conversazioni su temi difficili o delicati non dovrebbero mai essere lasciate al caso, scrive il consulente e docente Nicolo’ Andreula in un post su LinkedIn.

Prepararle e gestirle adeguatamente, spiega, spesso può essere infatti “la miglior strategia per evitare che le relazioni con i colleghi e l’ambiente lavorativo diventino ostili”.

Come fare? Ecco alcuni suoi suggerimenti.

👉 Dare tempo alle persone di prepararsi mentalmente, anticipando l’argomento e concordando il momento.
👉 Essere chiari sin da prima sulle ragioni della discussione e sui nostri margini di flessibilità rispetto a una decisione da prendere.
👉 Se la discussione verterà su documenti o piani importanti, meglio inviarli un po’ prima per dare alla persona il tempo di riflettere sulle informazioni contenute.
👉 Lasciare agli altri (e a noi stessi) lo spazio per sfogarsi, sempre nel rispetto degli altri.
👉 Non prenderla sul personale e/o essere empatici.
👉 Non lasciare nulla in sospeso e chiarirsi a mente fredda e più rilassata.

Giuseppe Cotellessa, Direzione INMRI-ENEA presso ENEA (in pensione), racconta a proposito che: “Nei confronti difficili sono stato molto avvantaggiato dalle mie impostazioni iniziali esistenziali. Ho effettuato inizialmente un lavoro certosino nell’individuare quali fossero le mie esigenze autentiche, e poi nel comprendere ed eliminare le scelte di coloro che mi gestivano. (…) Non c’è niente da fare: come il tempo trascorre inesorabilmente se non crei le impostazioni inziali valide non riuscirai mai a restare in piedi nonostante le eccezionali doti di intelligenza e di rapidità esecutiva.”

Business people analyzing statistics financial concept Free Photo

Emiliano Rampini, dirigente presso Guardia di Finanza, sottolinea che: “il tema della condivisione di informazioni o di decisioni strategiche, anche difficili, è un argomento sempre attuale soprattutto nelle dinamiche sociali di tutte le tipologie, più o meno grandi, di “comunità”. Nell’ambiente di lavoro, a mio avviso, non deve essere lasciato nulla al caso. condividere una linea di pensiero e magari “far uscire” prima delle riunioni i pensieri dei collaboratori può risultare vincente e permette di mitigare, con anticipo, eventuali posizioni dominanti. L’inclusione è un altro aspetto importantissimo. spesso. Infatti, escludere per partito preso alcuni soggetti dalle decisioni, potrebbe indurre l’esclusione, dall’analisi, di aspetti fondamentali per il raggiungimento dell’obiettivo. Nel mio lavoro, quale pilota militare, il briefing serve per analizzare prima di ogni missione tutti gli eventuali “serpenti a sonagli” che possono celarsi dietro la meteorologia, l’efficienza dell’aeromobile, l’addestramento, la familiarità dei componenti di un equipaggio. parimenti il debriefing serve ad ammettere eventuali omissioni o criticità per il miglioramento dei processi di lavoro. il massimo poi è la discussione, in aula, con tutti gli equipaggi, delle esperienze vissute in attività senza paura di censura.”

Caterina Lopez, Recruiter e |Selezione Personale focalizza la sua attenzione soprattutto sul primo punto messo in evidenza basandosi sulla sua esperienza personale: “Se si conoscesse con anticipo l’argomento della conversazione, penso che sarebbe molto meglio, perché si eviterebbero reazioni impulsive e si avrebbe un margine più ampio di risposte da dare e di suggerimenti da offrire. Purtroppo, nelle piccole realtà, queste opportunità non vengono date e, il più delle volte, si è presi alla sprovvista con risultati consequenziali facilmente immaginabili.”

Insomma, l’effetto sorpresa è poco gradito in ambito lavorativo. Probabilmente perché dà quella sensazione di essere esclusi dal processo decisionale calando tutti gli attori di un progetto nella dimensione di meri esecutori.

Group of people working out business plan in an office Free Photo

Francesco Castaldo, Project Manager presso Adatta Formazione condivide il suo punto: “Credo comunque che la base del confronto “sano” sia costituita da pochi punti fondamentali: – conoscere se stessi: non siamo tutti fantastici oratori, non abbiamo tutti un carattere mite, non siamo tutti dei geni in grado di formulare un pensiero mentre se ne ascolta un altro – conoscere chi sta di fronte a noi: è suscettibile? Ama ascoltare o parlare? Preferisce ascoltare le soluzioni o proporle? – cercare un punto di intesa che crei empatia – essere sempre sempre sinceri: inutile far finta di essere qualcun altro o nascondersi dietro un “va bene” facile per poi rimuginarci su delle settimane – valutare attentamente quanto importante sia il Topic della discussione per i partecipanti alla riunione: uno degli errori più comuni è appunto il sottostimare quanto i nostri interlocutori abbiano a cuore quella determinata questione.”

Alessandra Perotti, editor, ghostwriter e writer coach aggiunge un dato: “Scrivere. La scrittura dovrebbe essere un’abitudine importante con noi stessi (per chiarirsi, filtrare ogni azione avventata, mettere focus sulla questione reale e non sui pretesti: la fase in cui ci prepariamo) e negli ambienti e relazioni di lavoro. Sollecitare scritture di chiarimento, di analisi, di stati d’animo è sempre utile per comprendere meglio gli altri e le situazioni.”

In questo senso, forse una buona idea potrebbe proprio essere quella di divulgare poco prima di una riunione, l’argomento principali e i punti che verranno discussi, permettendo a tutti i partecipanti di restituire un feedback scritto agli organizzatori/relatori. In questo modo la riunione stessa potrà essere ricalibrata sulla base degli input di tutti. In QUESTO articolo su I’M approfondiamo l’argomento descrivendo nel dettaglio come costruire “riunioni di straordinaria efficacia”.

Graphic designers in a meeting Free Photo

Federica Berton, Freelance Event Manager, Fitting e Back Stage Coordinator amplia il dibattito: “A mio avviso, per evitare che si parta subito in posizione conflittuale, sarebbe opportuno svolgere questo tipo di riunioni in ambienti luminosi e rilassanti, in orari consoni (non alle 14:00 o alle 18:00/19:00) e far trovare sul tavolo acqua e qualche genere di conforto. Non partire subito ma lasciare 10 min di spazio per la conversione e il rilassamento. Insomma, mettere al centro le persone. Se vogliamo esagerare, anche individuare chi arriva già con un atteggiamento negativo acquisito da una giornata storta o una riunione difficile precedente, e aiutalo a rilassarsi.

Coworkers team working. brainstorming concept Free Photo

Le persone sono importanti e “chi ben comincia è a metà dell’opera. Buona riunione”

Sinteticamente, ma efficacemente Simona Bargiacchi, Internal Communication & University Relations Manager, Project Management: “Personalmente, quando ho sbagliato non ho investito abbastanza tempo nelle fasi preliminari ➡ chiarire a se stessi l’obiettivo: “sarò soddisfatto se …” ➡ creare connessione con la persona: cercare di comprendere la prospettiva dell’altra persona, per poi aiutarli a capire la tua prospettiva”

Alberto Mascia, Senior Business Lawyer, Human Skills, Negotiation and A.D.R. Trainer & Consultant scrive un suo decalogo: “Affrontare una discussione su un tema delicato o complesso non è per tutti facile. Spesso le criticità sono legate a:

  • 📍Possibili scontri animati
  • 📍Uso malsano del tempo
  • 📍Scarso focus
  • 📍Assenza di input e output chiari
  • 📍Manie di protagonismo e/o vittimismo

Come porsi? Rifletterei su questi punti.

  • 📌PREPARAZIONE Prepararsi è essenziale, specie se lo si fa mentalmente (ognuno scelga come). La preparazione deve abbracciare anche il tema da discutere, specie se è complesso, in modo che ci si possa fare una idea da cui partire.
  • 📌CONTESTO Ogni confronto ha un contesto, una situazione specifica che richiede la giusta attenzione, il giusto tempo, la giusta energia, il giusto impegno.
  • 📌ASCOLTO, COMUNICAZIONE E SINTESI Il confronto dovrebbe garantire uno spazio in cui comunicazione e ascolto possano essere presenti, senza però che si monopolizzi l’attenzione. Un giusto mix tra sintesi e spazio d’intervento è per me più che necessaria.
  • 📌FEEDBACK Spesso i feedback sono tema spinoso. Imparare a dare/ricevere un feedback è essenziale per evitare, da un lato, di sembrare saccenti, dall’altro, di sentirsi bersagliati da attacchi personali. Come farlo? Con rispetto, chiarezza, specificità.
Annoyed business partners arguing during meeting Free Photo

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