Accuratezza, tono, chiarezza. Sono questi, scrive l’Harvard Business Review, alcuni degli aspetti principali da tenere in considerazione per scrivere una e-mail efficace.
Michele Perri, giornalista di LinkedIn Notizie, scrive: “Poche modifiche alle nostre e-mail possono influenzare notevolmente la chiarezza con la quale punto di vista e informazioni chiave vengono comunicati. L’Harvard Business Review offre alcuni suggerimenti su come migliorarle.
➤ Prendersi il giusto tempo per scrivere, curando dettagli e grammatica/punteggiatura, ricordando che la comunicazione scritta è molto diversa da quella telefonica o di persona.
➤ Essere brevi e sintetici va bene, ma senza dimenticare informazioni essenziali.
➤ Prestare attenzione al tono (aiuta tenere sempre a mente anche l’impatto ‘visuale’ del testo); farlo può evitare molti fraintendimenti.
➤ Non sottovalutare la chiarezza delle e-mail, necessaria non solo dal punto di vista strutturale, ma anche contenutistico. Ogni messaggio va tarato sui destinatari (soprattutto nel caso di invii a più persone). Ad esempio, evitare abbreviazioni o passaggi troppo tecnici che alcuni potrebbero non comprendere o sui quali potrebbero non essere pienamente aggiornati.”
Donato Panico, Payroll specialist fa il suo punto: “Curare la formattazione del testo (senza esagerare troppo!): interlinee, rientri, grassetto, corsivo e sottolineato, e qualche evidenziato in giallo, possono aiutare a leggere meglio e a focalizzare l’attenzione sugli aspetti chiave!”
Giada Susca, Senior HR Innovazione & Sviluppo fornisce il suo spunto al dibattito: “Prima di scrivere o socializzare, pensa:
- 1.(True) è vero?;
- 2.(Helpful) è utile al mio interlocutore?;
- 3.(Inspiring) dà uno spunto in una conversazione?;
- 4.(Necessary) è necessario?;
- 5.(Kind) è gentile)?
Questi 5 semplici accorgimenti mi hanno da sempre aiutata nel lavoro e nel rendere la comunicazione efficace (via mail e non solo). Non inviare mai mail che non vorremmo mai ricevere! :)”
Simona Bargiacchi, HR ⭐ Internal Communication & University Relations Manager parla di come “catturare l’attenzione del ricevente per ricevere risposta ⚠️Far accadere le cose attraverso una email non sempre è semplice Ho provato alcuni accorgimenti, per me funzionano 📍Catturiamo l’attenzione con un oggetto efficace: un oggetto in cui si capisce il contenuto aumenta la probabilità che la email venga letta 📍Scriviamo chiaramente cosa va fatto, nelle prime due righe, dando una scadenza entro cui i aspettiamo un feedback 📍Proponiamo una soluzione. Sarà molto più semplice per il ricevente darci un feedback se non deve partire da zero ⚠ Ogni giorno tantissime informazioni e richieste competono per catturare la nostra attenzione e quella degli altri, averlo chiaro in mente quando scriviamo una email ci può aiutare ad essere più incisivi.”
Scrivere e-mail efficaci
I malintesi sono dilaganti nei luoghi di lavoro di oggi. Sebbene le cattive abitudini di comunicazione possano sembrare inevitabili con i colleghi, dovremmo sempre sforzarci di impegnarci con chiarezza ed empatia, soprattutto quando arriviamo a fare più affidamento sul lavoro a distanza e sulla comunicazione digitale – secondo Erica Dhawan della Harward Business Review. Qual è un buon primo passo per migliorare le nostre abitudini? Si chiede – E risponde: “Riapprendere cosa significa leggere con attenzione e scrivere in modo chiaro.”
Non molto tempo fa, condividevamo le informazioni con i nostri colleghi a un tavolo, ascoltando le idee delle persone e rispondendo di conseguenza. Oggi, molti di questi scambi avvengono in forma scritta – pensa a e-mail e messaggistica istantanea – il che significa che l’ascolto nel suo senso tradizionale è stato sostituito dalla lettura del testo su uno schermo. Il problema con questo, secondo la linguista Naomi Baron, è che capiamo meno quando leggiamo su uno schermo di quanto facciamo quando leggiamo la stampa; dedichiamo meno tempo a leggere qualcosa per intero e tendiamo a scremare e cercare i punti chiave. Tra l’altro, quando leggiamo, interpretiamo il messaggio, lo leggiamo con un tono di voce che è solo nostro, e che dipende dal nostro stato d’animo o da ciò che supponiamo sia il tono o lo stato del nostro interlocutore.
In questo modo, una frase può spesso essere fraintesa, letta attribuendole un senso diverso. Una battuta o una cosa scritta in modo giocoso può essere letta come una mancanza di rispetto, ecc.
Comprensione del testo
Dato che la comprensione della lettura e della scrittura è centrale per le nostre vite virtuali, è tempo di ricordare a noi stessi che aspetto ha una buona comunicazione. Leggere attentamente è il nuovo ascolto e scrivere chiaramente è la nuova empatia. Quindi, prima di inviare la prossima email, fermiamoci – scrive Erica Dhawan – e poniamoci queste tre domande:
- La mia email è troppo breve?
Uno dei motivi più ovvi per cui le nostre capacità di lettura diminuiscono sul lavoro è che spesso ci muoviamo alla velocità della luce, il che rende i dettagli facili da sfiorare.
Quindi, rallenta e fai sempre riferimento ai dettagli nelle tue comunicazioni. Se qualcuno ti invia un’e-mail di debriefing più lunga su una riunione virtuale, rispondi a componenti specifici dell’e-mail anziché inviare una risposta generale. Dimostra che hai dedicato del tempo per leggere davvero il tempo e il pensiero dell’altra persona.
La brevità dalle alte sfere del potere non è rara. Testi sciatti ed e-mail sciatte, frasi povere, cattiva grammatica, ortografia atroce: il messaggio è: “Non abbiamo tempo per preoccuparci!” In una banca d’investimento, c’era una battuta ricorrente secondo cui più eri anziano, meno caratteri ti servivano per esprimere la tua gratitudine in un messaggio di testo o in un’e-mail.
Un dirigente che chiamerò Tom era famoso nel nostro ufficio sia per la sua negligenza che per la sua brevità. Una volta, quando un rapporto diretto gli ha inviato un’e-mail, chiedendo: “Tom, vuoi che procediamo con questo piano o dovremmo raccogliere più informazioni?” Tom ha risposto “sì”. Grazie, Tom, andremo avanti con uno, o entrambi, o nessuno dei due. Immagina quanto tempo ha perso la sua squadra a discutere quanto tempo hanno dovuto aspettare prima che qualcuno gli facesse notare che non aveva risposto alla domanda!
Considera anche di rileggere le tue e-mail prima di inviarle. Molte volte, un’interpretazione errata si riduce a una parola caduta o a una punteggiatura fuorviante.
Quindi, approfitta del controllo ortografico e di altri programmi di correzione di bozze. La correzione di bozze è sia un’abitudine che un’abilità: rendere un punto di orgoglio inviare una copia pulita e non ambigua aiuterà le persone a prendere più seriamente ciò che scrivi.
- Che tono sto proiettando?
Il tono – l’atteggiamento generale, o il carattere, di un messaggio – è un altro componente chiave di forti capacità di lettura e scrittura. Forse più di ogni altra cosa, è il più grande strumento per comunicare empatia. Quindi chiediti: chi è il destinatario? Chi è il pubblico?
Una cosa che dico ai miei clienti che lottano con la comunicazione digitale è di assicurarsi che tengano presente l’impatto visivo del loro messaggio. Spiegherò.
Le carenze di tono possono creare confusione. Non sorprende che rispondere al duro lavoro di qualcuno con una risposta di una parola (o una lettera) comunichi una mancanza di empatia per la persona che riceve quella comunicazione.
Non rispondere per il gusto di rispondere se non hai qualcosa di sostanziale da offrire. Se stai vivendo uno di quei giorni in cui non riesci a prestare attenzione a un’e-mail, invia una risposta rapida confermando di averla ricevuta e fai sapere loro che prevedi di rispondere più a lungo il prima possibile.
- Sarebbe utile parlare invece?
Con così tante piattaforme a nostra disposizione, possiamo anche essere coinvolti nel porre troppe piccole domande nelle e-mail o nelle chat di gruppo. Telefono, video o riunioni dal vivo possono costringerci a fare le domande giuste invece di fare una piccola domanda dopo l’altra. Può anche risparmiare molto tempo generando contemporaneamente buona volontà.
Un cliente tedesco una volta mi ha detto: “Ho ricevuto un’e-mail senza fine avanti e indietro con un collega francese e un indiano che stavano avendo un dialogo scritto circolare, coprendo lo stesso terreno più e più volte senza capirsi. Ho fatto in modo che entrambi si mettessero al telefono con me, facessi alcune domande in modi diversi e siamo arrivati al fondo del problema”.
Se hai appena ricevuto un messaggio o un’email vaga o confusa, non aver paura di chiedere di richiedere una conversazione telefonica o, se possibile, un video o un incontro di persona. Se si tratta di un dialogo delicato, richiedere una chiamata rapida mostra che sei premuroso. Invece di farti sembrare indeciso, aspettare qualche istante prima di rispondere alle domande mostra all’altra persona che stai ascoltando e che prendi sul serio il tuo lavoro.
La mancanza di segnali come il contatto visivo, il tono di voce o il linguaggio del corpo per chiarire cosa intende un’altra persona rende la comunicazione digitale impegnativa. Al posto del tradizionale linguaggio del corpo, avere le capacità di leggere e scrivere con attenzione è essenziale per le organizzazioni che vogliono assicurarsi che i loro team siano sulla stessa pagina ed eccellono nel nostro mondo virtuale.
