C’è una notevole differenza tra una squadra impegnata e ispirata e una che non lo è. I team ispirati e organizzati superano molto più facilmente sfide e ostacoli, hanno routine di gruppo che li aiutano a rimanere performanti nel tempo e sono “programmati” per trovare una soluzione per ogni problema. Ma come ottenere che il proprio team raggiunga questo livello di organizzazione interna? Abbiamo considerato le pratiche di molti team performanti e ne abbiamo tratto un vademecum pronto all’uso.
Raggiungere obiettivi in Team
Il tuo team può risolvere la maggior parte dei problemi della tua organizzazione, sia quelli relativi al prodotto che al processo. Affinché riesca a farlo senza l’utilizzo di “carota e bastone” è necessario che sia formato, ispirato e coinvolto. Vale a dire, se ti prendi cura della tua squadra, a lungo andare questo ripagherà ampiamente.
Ecco una lista di attività che ti aiuteranno a mantenere le persone del tuo team motivate, soddisfatte e concentrate.
Stabilisci obiettivi chiari
Niente demotiva le persone più che correre in tondo senza un obiettivo ben chiaro e condiviso. Anche se le persone non sono d’accordo al 100% con una data direzione, averne una è comunque meglio di rimanere nell’ambiguità. Purtroppo molte aziende, anche le più blasonate e insospettabili, faticano a creare routine aziendali in grado di far circolare informazioni chiare e coinvolgenti.
Tu imposta le cose in modo diverso nella tua organizzazione partendo dall’assicurarti che ci sia sempre un obiettivo su cui lavorare e che tutti ne siano consapevoli e sappiano perfettamente quale ruolo avranno in questo.
Considera che ogni obiettivo è formato da tanti step interni. Sono gli “obiettivi di processo” o intermedi. L’obiettivo fine funge da stella polare e aiuta il team a vedere il quadro più ampio. Gli obiettivi di processo danno al team qualcosa di tangibile attorno al quale possono auto-organizzarsi. Stabilito l’obiettivo fine, coivolgi ogni membro del team affinché tutti insieme si stabiliscano gli obiettivi intermedi e tutti li comprendano e sappiano cosa fare ed entro quanto tempo farlo. Infine, create un cronoprogramma scritto (Piano d’Azione) in cui riportare quanto stabilito.
Responsabilizza il team
Niente batte la saggezza che un team acquisisce grazie all’esperienza collettiva. Far lavorare le persone in squadra, creando compiti da portare a termine, è il miglior modo per far conoscere le persone tra loro e creare una certa “amalgama”.
Ci vuole tempo affinché i membri del team si conoscano veramente, sviluppino un senso di appartenenza e comprendano lo scopo del loro lavoro. Troppo spesso i manager tendono a impartire compiti ulteriori distogliendo dagli obiettivi concordati, o danno soluzioni dicendo cosa fare. In questo modo, però, impediscono che il loro team maturi. Il miglior regalo che puoi farti, e fare al tuo team, è fargli scoprire cosa sono in grado di fare lasciandoli agire in autonomia.
Quello che devi fare quindi è “responsabilizzare” il tuo team. Responsabilità significa: rispondere a una sfida con le proprie abilità. Queste, le abilità, si acquisiscono proprio applicandosi e trovando soluzioni. E’ così che poi si è in grado di ripetere il processo.
Dunque, ciò che farai è: impostare gli obiettivi e il cronoprogramma. Lasciar agire. Valutare il risultato (follow-up) a intervalli regolari (decisi nel cronoprogramma) e decidere eventuali azioni correttive in itinere. Non ci sono scorciatoie qui; devi dare alla squadra tempo e coaching se vuoi che sia impegnata e autonoma. Paga il prezzo di qualche piccolo stop oggi, per evitare grandi dazi domani, quando avrai bisogno di affrontare sfide impegnative e non avrai una squadra pronta per farlo.
Un clima di fiducia
In una squadra in cui ci si fida l’uno dell’altro le persone non hanno bisogno di troppe spiegazioni reciproche. Se qualcuno deve andare via prima oggi, va bene. Ha bisogno di prendersi un giorno libero non programmato venerdì? Bene. Devi saltare domani? Ok.
Chiedi spiegazioni solo quando un obiettivo non è stato centrato, ma ciò che succede nel frattempo è una questione di minor conto. Se qualcuno è in ritardo con un’attività, va bene scavare più a fondo i motivi – forse qualcuno ha bisogno di un orientamento o di un sostegno e domandarlo è lecito – ma non inseguire le persone solo per il gusto di gestirle.
Se qualcuno viene da te con una richiesta – ad esempio, se ha bisogno di un giorno in più per completare qualcosa – parti dal presupposto che sei di fronte a un professionista e prendi la sua parola come un contratto. Raramente la fiducia data verrà tradita. Se dovesse accadere, scopri, assieme al tuo collega, il modo migliore di evitare che accada di nuovo.
Tieni aperte le connessioni
La tendenza del lavoro da remoto ha portato le persone a frequentare meno i loro uffici e, dunque, a vedersi sempre meno. In passato ci vedevamo tutti i giorni. Ora, le nostre interazioni faccia a faccia avvengono principalmente durante le videochiamate.
Cerca di riunire le persone “dal vivo” con regolarità e, nel frattempo, abitua il tuo team a considerare un’opportunità il rimanere in costante contatto organizzando incontri anche in videochiamata.
Questo tipo di riunioni, anche se non sono l’ideale, aiutano lo scambio di idee e nell’imparare a riconoscersi. Organizza le tue riunioni, anche se in video, con cadenza regolare e chiama a partecipare ogni membro del tuo team.
Riconosci i piccoli gesti
Ogni volta che qualcuno fa qualcosa che va al di là delle sue consuete mansioni, se fa quel cosiddetto “miglio in più”, è importante riconoscerlo. Il Bisogno di Riconoscimento è uno dei sei bisogni fondamentali dell’uomo, sostiene la dott.ssa Giovanna Kiferle. Non aspettare fino alla prossima riunione di follow-up, alza il telefono, o vai nell’ufficio del diretto interessato, e sottolinea il tuo apprezzamento.
C’è una ragione scientifica per farlo. O, per meglio dire, neuroscientifica. Premiando qualcuno aumenti in lui la produzione di dopamina, l’ormone della ricompensa che dà una certa sensazione di piacere e spinge a voler ripetere l’esperienza positiva.
Se vedi qualcuno agire in un modo esemplare (ad esempio, prende l’iniziativa, solleva un problema e porta soluzioni, ecc.), riconoscilo e loda la persona pubblicamente. Questo rafforzerà il comportamento positivo e comunicherà al resto del team quale tipo di comportamento è più premiato.
Grandi scommesse, piccole vincite
Le grandi scommesse danno al team la sensazione che stiano lavorando a qualcosa di complesso e veramente significativo. Piccole scommesse consentono loro di abituarsi a vincere, ottenere risultati rapidi e regalano un senso di intima realizzazione. Ti servono entrambi. Quando pianifichi la tabella di marcia con il team, assicurati di includere sia le piccole vincite che le grandi scommesse.
Se ti concentri solo sulle grandi scommesse, la mancanza di risultati immediati e cose da festeggiare potrebbe essere demotivante. D’altra parte, se ti concentri solo su piccole vittorie, il team potrebbe iniziare a pensare che stia correndo in tondo senza centrare mai un vero, importante risultato.
Dai alla squadra l’energia e la motivazione per cogliere le grandi scommesse assicurandoti che raggiungano e celebrino regolarmente alcune vittorie minori. Non concentrarti troppo su uno dei due.
Costruisci una cultura del feedback
Cos’è una cultura del feedback? Vuol dire agevolare le modalità di richiesta e risposta. In primo luogo, una tale abitudine, consente a tutti di essere ascoltati, condividere i propri pensieri e contribuire al futuro del team. È più probabile che le persone sfidino lo status quo e forniscano feedback quando vedono che questo ha un impatto reale.
Per creare questo tipo di cultura fai in modo che le persone del tuo team sappiano che la tua porta per dare e ricevere feedback e aperta in alcuni momenti precisi della giornata o della settimana. Regola questo tipo di pratiche, affinché non arrivino in modo disordinato e venga percepito che esiste un canale diretto e agevolato con te, o con i manager della tua organizzazione.
La cultura del feedback aiuta anche le persone a crescere. Quando ricevono o danno feedback regolarmente significativi, sviluppano un approccio professionale alle loro attività. E più le persone crescono, più tendono a sentirsi ed essere coinvolte.
Ricapitolando, costruire una cultura in cui il feedback sia il pane quotidiano del team richiede:
- La giusta disponibilità di tutti a dare e ricevere feedback
- Un senso di sicurezza e fiducia all’interno della squadra
- Cicli e processi che rendono facile dare e ricevere feedback
