Il metodo più semplice per risparmiare tempo senza fatica

Vuoi più tempo durante la tua giornata? Puoi ottenere grandi risultati usando la regola dei 2 secondi. Ecco come funziona e quanto puoi effettivamente ottimizzare le tue giornate, soprattutto quando si tratta di lavoro.

La regola dei due secondi

Se sei come la maggior parte delle persone, perdi inconsapevolmente tempo ogni giorno. Dopotutto, il tempo scorre e lo fa spesso fin troppo velocemente. Almeno questa è la sensazione che ci dà quando abbiamo molte cose da fare e vorremmo che le ore a disposizione fossero il doppio. Invece, puntualmente accade che il tempo a nostra disposizione sembra dimezzarsi!

Tuttavia, molte persone di successo hanno un semplice segreto per risparmiare tempo. Si base su organizzazione preventiva e velocità di esecuzione. Queste persone hanno imparato che comunemente siamo convinti di comprendere gli aspetti di un particolare progetto, compito o incarico e di poterlo eseguire con linearità. In realtà, quasi mai abbiamo una visione chiara di come dovrebbe essere il risultato finale e men che mai di tutte le fasi che occorrono per realizzarlo. E così arranchiamo in avanti sulla base di una iniziale ipotesi che tende puntualmente a non avverarsi.

La legge di Murphy recita: “se qualcosa può andare storto, lo farà“. Ed è questo che avviene a chi non organizza preventivamente tutti gli aspetti, le fasi e le risorse necessarie, del suo progetto. Ed ecco allora il metodo per risparmiare tempo prezioso, diviso in due passi.

Primo passo. Dividere il progetto in fasi

Dividere un progetto in fasi può aiutare a gestire meglio le attività e a raggiungere gli obiettivi del progetto in modo più efficiente. Ci sono diversi vantaggi nella suddivisione di un progetto in fasi:

1. Facilità di pianificazione: Dividere un progetto in fasi consente di pianificare e organizzare le attività in modo più dettagliato, poiché ogni fase ha un set specifico di obiettivi e attività.
2. Identificazione di problemi: Dividendo un progetto in fasi, è più facile identificare eventuali problemi o difficoltà in una fase specifica, invece che nel progetto complessivo, il che consente di risolverli prima che diventino troppo grandi.
3. Valutazione del progresso: La suddivisione del progetto in fasi consente di valutare il progresso in modo più preciso, poiché ogni fase ha un set specifico di obiettivi e metriche di successo.
4. Comunicazione migliore: Le fasi del progetto possono essere utilizzate come punti di riferimento per la comunicazione con il team e i stakeholder, consentendo loro di vedere i progressi del progetto e di prendere decisioni più informate.
5. Gestione dei rischi: Dividere un progetto in fasi consente di identificare e gestire i rischi in modo più efficace, poiché ogni fase ha un set specifico di rischi e soluzioni.
6. Controllo del budget: La suddivisione del progetto in fasi consente una maggiore flessibilità nel controllo del budget, poiché ogni fase può essere finanziata in modo indipendente, in base ai propri obiettivi.

In sintesi, la suddivisione in fasi di un progetto, permette di organizzare meglio le attività, identificare problemi e difficoltà, valutare il progresso, comunicare meglio con il team e i stakeholder, gestire i rischi e controllare il budget in modo più efficace, per raggiungere gli obiettivi del progetto in modo più efficiente.

Nel coaching il modo più semplice per realizzare un piano d’azione è rispondere ad alcune domande focali. Il coach può utilizzare diverse domande per aiutare una persona a sviluppare un piano d’azione e fare chiarezza su tutti gli step necessari per arrivare all’obiettivo finale. Ecco alcune domande che un coach potrebbe porre per aiutare una persona a sviluppare un piano d’azione:

1. Qual è l’obiettivo che vuoi raggiungere?
2. Quali sono i tuoi valori e le tue priorità?
3. Come puoi integrare valori e priorità col tuo obiettivo? (Quando sopraggiungerà un’altra cosa importante da fare, devi sapere in anticipo quale strada è più importante seguire e informare tutte le persone coinvolte di questa decisione)
4. Di quali parti, o step, è composto il tuo obiettivo? (per realizzarlo ci sono obiettivi intermedi, elenca tutte le fasi necessarie)
5. Cosa vuoi ottenere esattamente con il tuo piano d’azione?
6. Quali risorse sono necessarie e quali di queste hai già a disposizione per raggiungere i tuoi obiettivi? Quali no, e come puoi procurartele?
7. Come puoi misurare il tuo progresso?
8. Quali azioni sono necessarie per iniziare?
9. Quali ostacoli o difficoltà potresti incontrare durante la realizzazione del tuo piano?
10. Cosa farai di fronte a queste criticità?
11. Come puoi adattarti a possibili cambiamenti nella situazione?
12. Come festeggerai una volta raggiunto il traguardo finale?

Secondo Passo. Usa la “regola dei due secondi”

Una volta che hai sviluppato il tuo piano d’azione, devi partire senza indugi ed essere solerte alla massima potenza. La “regola dei due secondi” è un concetto che si basa sull’idea di prendere decisioni rapide e agire in modo tempestivo per risparmiare tempo. L’idea è che quando si presenta un’opportunità o un compito, se si può fare in meno di due secondi, è meglio farlo subito invece di rimandarlo. In questo modo, si evitano le perdite di tempo legate alla procrastinazione. Il concetto è semplice: se sai cosa fare, fallo!

Per utilizzare la regola dei due secondi, puoi seguire questi passaggi:

1. Identifica le attività che devono essere iniziate e mettile in sequenza.
2. Inizia la prima, nel tempo di due secondi, poi passa alla successiva due secondi dopo: prendi appunti, butta via la carta, rispondi a una email, ecc.
3. Se necessario, utilizza un timer, un allarme, Google calendar, per impostare le azioni in sequenza e ricordarti di utilizzare la regola dei due secondi ogni volta che devi iniziare un nuovo step.
4. Valuta la tua giornata, e vedi come ti senti con questa nuova routine, e se ti senti più produttivo e se hai più tempo da dedicare a te stesso o ad altre attività (evita di finire succube della legge di Parkinson che recita: “il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”. Per te non è così. Non stai risparmiando tempo per sommare cose da fare, ma per fare le cose che devi in meno tempo e poi avere più spazio per svagarti, distrarti e ricaricare le batterie. E se non conosci l’importanza di alternare otium e negotium, ecco l’articolo che devi leggere subito dopo aver finito questo!

La regola dei due secondi è più una metafora, che un principio di vita. Non è possibile che tutte le azioni che devi fare durante il giorno si possano iniziare nei successivi 2 secondi, ma l’idea è quella di cercare di prendere decisioni rapide, evitare la procrastinazione, perché queste azioni su piccola scala possono fare la differenza sulla quantità di tempo che hai a disposizione per te e per tutte le altre cose importanti della tua vita.

Alcune considerazioni importanti sul tempo

In ogni percorso verso un obiettivo, soldi, tempo, sforzi ed energia vengono sprecati molto spesso in compiti poco importanti, se non irrilevanti. Il risultato sono ore perse, ulteriore stress e persino scadenze mancate o progetti che non centrano il bersaglio. Ricordati allora di partire sempre dal porti questa domanda: “Quale dovrebbe essere il prodotto finito?”. Immaginalo in tutte le sue parti e trascrivi ogni parte in step.

Ottenendo una solida comprensione di come dovrebbe essere il risultato fin dall’inizio, dedichi meno tempo a qualsiasi aspetto che potrebbe essere superfluo e non necessario. 

Per risparmiare tempo, elimina il rischio di problemi di comunicazione 

Non basta pensare di sapere. Per risparmiare tempo, dobbiamo “sapere di sapere”. Il principale colpevole del tempo perso è la cattiva comunicazione. Questa cattiva comunicazione spesso non risiede in ciò che viene detto, ma in ciò che “non viene detto”. Molto spesso diamo per scontati alcuni aspetti di un processo. Il problema è che questi possono essere scontati per noi, ma non per gli altri. Ed è in questo spazio che separa te e gli altri che nascono quelle incomprensioni che impediscono al tuo progetto di realizzarsi nel modo che desideri e nei tempi che hai fissato.

La comunicazione è tutto! Il processo di comunicazione segue lo stesso iter descritto nel Passo 1 di questo articolo: fai un elenco di tutti gli aspetti che compongono il tuo obiettivo. Comunicherai questi aspetti a tutte le persone coinvolte ed assegnerai un ruolo specifico ad ognuna di loro.

Comprendere le aspettative

Secondo una ricerca condotta da Gallup, le persone spesso non riescono a soddisfare le aspettative perché non sanno cosa ci si aspetta da loro. Il più delle volte non ci troviamo di fronte a una mancanza di competenze, conoscenze o capacità, come si potrebbe presumere quando si restituisce un lavoro che non è in linea con le aspettative. 

La regola è semplice: non dare per scontato che gli altri sappiano esattamente cosa stai cercando e l’immagine del prodotto finale che desideri ottenere.

I problemi di comunicazione sono comuni e incredibilmente facili. Quindi, piuttosto che assegnare un progetto con dettagli molto basilari, non aspettare di dare adito a dubbi, ed entro i prossimi due secondi segui l’ormai ben noto Passo 1: dettagliare i risultati desiderati. Il risultato sarà meno tempo sprecato, risultati migliori e personale più felice poiché a nessuno piace sentirsi insicuro sul proprio lavoro. 

Come risparmiare tempo in tutte le aree della tua vita 

Il metodo dei due Passi, messo a punto nell’ambito della mia attività di business coach, non si limita al posto di lavoro. Può essere impiegato in tutte le aree della tua vita per risparmiare tempo. Che si tratti di studiare per un esame o completare un progetto fai-da-te in casa, avere una visione chiara di ciò che ci si aspetta aiuterà chiunque a concentrare gli sforzi sull’obiettivo, e a raggiungerlo con maggiore efficacia in tempi certi.

Oltre a risparmiare tempo ed energia, mettere sul tavolo le aspettative ti dà anche la possibilità di condividere il senso di ciò che si deve fare. Il senso è direttamente connesso allo scopo, che è il motivatore e il fidelizzatore assoluto. E quando si tratta di condurre un team al successo, questo tipo di chiarezza nella comunicazione fa tutta la differenza del mondo.

Ciò che distingue le persone di successo non è solo la loro capacità di portare a termine le cose, ma la loro conoscenza di ciò che deve essere fatto, così come deve essere fatto. Grazie a questa visione chiara del processo, possono concentrarsi in modo più efficace sull’azione. Dividere in due passaggi questa operazione porterà nella tua vita tanta efficacia in più.